第一章 总则
第一条 学生档案是指学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料，是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档及毕业学生档案的转递等工作。
第二条 为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，根据《普通高等学校档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，特制定本办法。
第三条 江汉大学学生档案管理工作实施校、院二级管理体系，学生处是学校学生档案管理的职能部门，学生处制定管理办法并统一组织实施管理。各院具体管理本院学生档案，接受学生处的业务指导和检查。辅导员应积极做好所带班级学生档案材料的收集工作。
第四条 学生档案保管范围：全日制普通在籍本科学生。
第二章 学生档案归档内容
第五条 学生档案归档应包含以下内容：
1．高中阶段档案包含高考报名表、高考体检表、高中学籍、入团志愿书（政治面貌为团员的学生）；
2．江汉大学入学登记表；
3．毕业生党员档案，包括正式党员的党员档案及确定毕业后不在江汉大学转正的预备党员档案；
4．学生在校期间的各种奖惩材料：奖励限校级及校级以上（含奖学金及各类先进个人奖励等），处分及处分解除材料；
5．毕业生档案材料，包括高校毕业生登记表、学生在校期间成绩单、学位授予证明等；
6．其它经学校审定认为有必要归档的材料。
第三章 学生档案填写要求
第六条 归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，一般不得用复印件代替原件存档。
第七条 凡按规定应由个人填写的归档材料，必须由本人如实填写，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得未经批准擅自更改姓名。
第四章 学生档案归档时间
第八条 新生入学后，学院负责将新生高中阶段档案收齐整理，档案若未到或遗失，由学生本人联系原所在学校办理相关手续。
学院接收新生档案后，更换学校统一印制的档案袋，根据学号姓名粘贴对应的二维码标签，并按学号由小到大的顺序排序。新生档案的建档工作自新生入学之日起一学期内完成。
第五章 毕业生档案的管理
第九条 考公考编等需要政审的学生需提前到学生档案室办理借阅手续。
第十条 毕业生档案由各学院整理好后再安排人员前往学生档案室装档。全部装档工作完成后，学生档案室会根据招生就业处毕业生办公室提供的派遣信息邮寄档案。
第十一条 毕业生档案的转递方式原则上采用EMS邮寄，如对方单位明确需要本人自带档案，必须持带公章的调档函及本人身份证（委托人办理需持委托书及委托人和被委托的身份证件）办理。
第六章 附 则
第十二条 本办法适用于江汉大学全日制普通在籍本科学生。
第十三条 学院可根据本办法和自身的实际情况，制订本学院学生档案管理实施细则。
第十四条 本办法由学生工作处负责解释。
第十五条 本办法从颁布之日起开始实施，凡以往规定与本办法相抵触的，以本办法为准。
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